転職活動中、応募した企業から電話がかかってくることがあります。電話面接以外では合否に直接関係しないことが多いですが、非常識な対応をすると内定に影響を与える可能性もあります。そこで、応募先からの電話の折り返しや対応のコツを紹介します。

転職活動中は未登録の電話番号にも注意を払おう

転職活動中は、登録していない電話番号にも注意を払いましょう。表示された電話番号をネットで検索すると、企業名が出てくることがあります。電話の際の言葉遣いや注意点について以下に紹介します。

挨拶を忘れずに

まずは基本的な挨拶をしましょう。「おはようございます」「こんにちは」「こんばんは」などです。その後、電話をかけてきたことへのお礼と、電話に出られなかったことへのお詫びを述べます。

担当者につないでもらう

「〇〇様（分からなければ採用ご担当者様）はいらっしゃいますか？」と依頼しましょう。

担当者が不在の場合

担当者が不在の場合の対応も重要です。以下の点に注意しましょう。

1.担当者がいつ戻るかを確認する

「承知いたしました。〇〇様（採用ご担当者様）はいつ頃お戻りになられますか？」

2.担当者が戻る時間に折り返す旨を伝える

「それでは、〇時頃にこちらからかけ直します。」

電話を切る際は必ず挨拶をして、3秒ほど待ってから電話を切るようにしましょう。「お時間をいただきありがとうございました。それでは失礼いたします。」

折り返しの電話に適した時間帯

応募先に悪い印象を与えないためには、折り返しの電話をかける時間帯にも注意が必要です。避けるべき時間帯は以下の通りです。

・昼休み中

・始業時間から11時まで

・お昼前

・終業時刻付近

昼休み中は不在であることが多く、電話を受けたとしても悪い印象を与えることがあります。始業時間や終業時刻付近も避けるのが賢明です。適した時間帯は14時～16時半頃です。

折り返し電話の準備とポイント

折り返し電話の際に好印象を与えるためには、以下の準備が重要です。

静かな場所でかける

姿勢を正し、深呼吸してから折り返す

メモを用意する

基本的な言い回しを練習しておく

特に以下のフレーズを覚えておきましょう。

・「はい」（相槌の意味）

・「承知いたしました」（了解の意味）

・「申し訳ございません」

・「〇〇様はいらっしゃいますか？」

・「今お時間よろしいでしょうか？」

会話の前に「あの」「その」「えっと」などの前置きは避けましょう。

上手に話す自信がない場合のコツ

上手に話す自信がない場合でも、ハキハキと話すことを心掛けましょう。口を大きく開けて発音することで、自然に声が大きく通りやすくなります。

電話を切るタイミング

相手からかかってきた電話は、相手が切るまで待ちます。自分から折り返しの電話をした場合は自分から切るのがポイントです。相手が要件を伝え終わり、一息ついた時が理想的です。

すぐに折り返すのがポイント

応募先からの電話に気付いたら、すぐに折り返しをすることで誠意を示しましょう。不在の場合でも翌日に再度折り返しましょう。このように、一日一度は電話をし、相手につながるようにすることが重要です。

これらのポイントを押さえて、応募先からの電話に対して適切に対応しましょう。

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